Création d'un dossier eZsign avec l'assistant

C réation d’un dossier eZsign avec l’assistant

• Dans le menu à gauche, cliquez sur Dossiers eZsign , puis sur Nouveau dossier eZsign. Vous pouvez aussi utiliser le Menu Rapide dans la barre du haut, cliquez sur Menu Rapide >> Créer un dossier.

Information du dossier

• Pour cette première étape, vous pourrez sélectionner le Type de dossiers , à partir de la liste déroulante et ajouter une Note au dossier.

NOTE: La Note au dossier n’est pas visible par les récipients du dossier, seul le créateur du dossier y aura accès.

• Sélectionnez ensuite le Fuseau horaire à partir de la liste déroulante, puis cliquez sur Étape suivante.

Création des documents

Lors de l’étape de création des documents, il convient d’ajouter les fichiers destinés à la signature. Il existe deux moyens d’ajouter des fichiers au dossier: ajouter des fichiers directement à partir de votre ordinateur et ajouter des modèles eZsign.

• Pour ajouter des fichiers à partir de votre ordinateur, vous pourrez glisser et déposer les documents ou cliquer sur le bouton Ajouter des fichiers.

• Sélectionnez le document désiré à partir de votre ordinateur, puis cliquez sur Open.

• Vous pourrez modifier La date limite des prochains documents ajoutés.

• Vous aurez aussi l’option d’appliquer un Modèle eZsign au document en le choisissant à partir de la liste déroulante.

• Cliquez sur Choisir ce modèle.

NOTE: Pour ajouter un modèle à vos favoris, cliquez sur le coeur à droite du modèle désiré.

• Pour ajouter le document au dossier, cliquez sur Enregistrer les documents ajoutés.

• Si vous souhaitez ajouter un modèle, cliquez sur Ajouter des modèles eZsign.

• Cliquez sur le "+" à droite du modèle eZsign désiré.

• Pour ajouter le modèle au dossier, cliquez sur Importer les modèles.

NOTE: Dans cet exemple, un seul document est ajouté au dossier, mais il est possible d’en inclure plusieurs.

• Lorsque tous les documents désirés sont ajoutés au dossier, cliquez sur Étape suivante.

Signataires

• Le Type d’authentification se trouvera à droite de chacun des signataires ajoutés. Dans cet exemple, le type d’authentification sera via eZmax.

NOTE: Si, en tant que courtier, vous ne souhaitez pas signer via l’application, vous devez être ajouté manuellement comme signataire. La signature par courriel ne peut pas être automatisée pour un utilisateur. Tous les utilisateurs doivent signer via eZmax ou le site eZsign.

• Pour ajouter des signataires au dossier, cliquez sur le bouton en haut à droite.

Vous aurez la possibilité de sélectionner un signataire récent. Si celui-ci figure déjà dans votre base de données, il apparaitra automatiquement dans la liste. Vous pourrez aussi saisir, par exemple, le nom de famille de du client pour retrouver facilement les signataires correspondants.

NOTE: Les signataires récents sont affichés pour une période allant jusqu’à 13 mois en arrière. La date de référence utilisée pour cet affichage correspond à la date de création du dossier auquel le signataire est associé. Il convient également de préciser que, pour qu’un signataire apparaisse dans cette liste, celui-ci doit disposer des autorisations requises pour gérer le dossier et doit posséder un type de connexion autorisé dans le nouveau dossier. Pour consulter la date de création, cliquez sur Info.

Création d’un signataire

• Pour créer un tout nouveau signataire, cliquez sur Créer un signataire.

• Vous pourrez entrer le Prénom et Nom du signataire. Sélectionnez ensuite la Langue.

NOTE: Les champs comportent une limite de caractères. Le prénom est limité à un maximum de 20 caractères , et le nom à un maximum de 25 caractères.

• À partir de la liste déroulante, sélectionnez le Type d’Authentification. Pour plus d’informations, veuillez consulter l’article Types d’authentification des signataires.

• Cliquez sur Sauvegarder pour créer le nouveau signataire. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Ajouter les signataires sélectionnés.

• Le signataire apparaitra dans la liste et vous pourrez consulter le type d’authentification à droite de celui-ci.

Ajout d’un groupe de signataires

• Pour ajouter un groupe de signataires aux documents, veuillez sélectionner Ajouter un groupe de signataires.

• Premièrement, vous devrez entrer le Nom du groupe de signataires.

• Vous pouvez ensuite sélectionner des signataires en utilisant la barre de recherche ou à partir de la liste déroulante, en sélectionnant des Signataires du dossier ou des Utilisateurs du dossier. Vous pouvez aussi sélectionner un Groupe d’utilisateurs.

• Lorsque tous les signataires ont été ajoutés, sélectionnez Ajouter les signataires sélectionnés.

Destinataires en copie

Pour plus d'informations sur les destinataires en copie, veuillez consulter l'article Gestion des destinataires en copie.

Assigner les roles des signataires

Si vous avez associé un modèle à votre document, vous pourrez assigner les signataires en fonction de leur rôle. Dans notre exemple , vous devrez sélectionner un Client et un Représentant à partir de la liste déroulante.

• Vous avez encore l’option d’Ajouter des signataires ou d’Ajouter un groupe.

• Lorsque vous avez terminé, sélectionnez Étape suivante en bas à droite.

NOTE: Si vous ne désirez pas utiliser certains rôles, cliquez simplement sur Étape suivante.

Vérification des documents

• Si lors de la création des documents, vous aviez sélectionné un modèle, ou aviez assigné un modèle à un document, le document sera directement Prêt à l’envoi , car les champs du document seront déjà ajoutés.

• Pour effectuer des modifications, cliquez sur Modifier les champs des documents.

• Si votre document comporte plus d’une page, vous pourrez voir toutes les pages dans la section à droite.

• Si vous avez fait usage d’un modèle, vous remarquerez que les champs seront déjà ajoutés au document.

Pour plus d’informations sur les types de champs de signature ou formulaires, veuillez consulter les articles Types de champs de signatureet Types de champs de formulaires.

• En cliquant sur l’icône

, vous serez en mesure de voir un aperçu du document complété/signé. Vous aurez toujours la possibilité de modifier les champs du document.

• Lorsque tous vos champs sont ajoutés, cliquez sur Sauvegarder en haut à droite du document.

• Cliquez ensuite sur Étape suivante.

NOTE: Vous ne pourrez passer à l’étape suivante que lorsque tous les documents seront "Prêt à l’envoi ".

Envoi du dossier

La dernière étape consiste à procéder à l’envoi du dossier.

• Il est important de modifier le nom du dossier, car celui-ci sert également d’objet pour le message envoyé à votre client. Par défaut, le système utilise le nom du document et la date de création du dossier.

NOTE : Sur les comptes Pro et Entreprise, vous pourrez ajouter un titre prédéfini associé à un modèle. Pour configurer cette option, veuillez vous référer à l’article Ajouter/Charger/Modifier/Copier/Supprimer un modèle.

• Si vous possédez un compte Pro ou Entreprise, vous aurez l’option d’effectuer un envoi différé en cliquant sur l’icône

. Un calendrier apparaitra et vous pourrez choisir la date à laquelle le document sera envoyé.

• Dans la section Message à tous , vous pourrez entrer un message qui apparaitra dans le courriel envoyé.

• Pour envoyer un message privé à un signataire, activez cette option à droite du signataire désiré et entrez le message.

NOTE: Si vous sélectionnez l’option Appliquer le message à tous après les messages privés , les messages privés seront affichés avant le message à tous.

Modèles de contenu

NOTE: Cette option est uniquement offerte aux titulaires d’un compte de type Pro.

Il est possible de préenregistrer des modèles de contenu à utiliser lors de l’envoi d’un message à tous ou d’un message privé.

• Cliquez sur Modèle pour ajouter un modèle de contenu.

• Vous pourrez sélectionner un modèle de contenu à partir de la liste déroulante.

• Pour créer un nouveau, cliquez sur Nouveau modèle personnel.

• Entrez le Nom du modèle de contenu ainsi que la Langue.

• Vous pourrez ensuite entrer le contenu du message et cliquer sur Sauvegarder.

Si vous cliquez sur Sauvegarder en haut à droite, le dossier ne sera pas envoyé, mais il sera enregistré dans vos dossiers eZsign.

• Si vous souhaitez envoyer le dossier, cliquez sur Envoyer le dossier eZsign en bas à droite.

• Vous serez redirigé vers votre dossier et vous pourrez alors consulter le statut du dossier.